Дополнительный документ - ПОЛОЖЕНИЕ об архиве Администрации Кызласского сельсовета Аскизского района Республики Хакасия от 02.04.2019
Нормативный правовой акт - Об утверждении Положения «Об архиве Администрации Кызласского сельсовета Аскизского района Республики Хакасия» от 02.04.2019
Раздел нормативных правовых актов - Постановления апрель 2019г.

 Приложение к постановлению

                                                                                             Администрации Кызласского

                                                                                             сельсовета Аскизского района

                                                                                             от 02.04. 2019г. № 13

 ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве  Администрации Кызласского сельсовета

Аскизского района Республики Хакасия

1.Общие положения

 1.1. Настоящее Положение об архиве Администрации Кызласского сельсовета Аскизского района Республики Хакасия (далее – «положение об архиве») распространяется на архив Администрации Кызласского сельсовета и подведомственные ему учреждения, входящие в список источника комплектования муниципального архива Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

1.2. В органах муниципального образования Кызласский сельсовет Аскизского района Республики Хакасия для хранения архивных документов, архивных фондов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создается Архив.

Администрация Кызласского сельсовета обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Документы Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных учреждений имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Республики Хакасия и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве Администрации  Аскизского   района Республики Хакасия.

До передачи на постоянное хранение документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством, хранятся в архиве Администрации Кызласского сельсовета.

1.4. Администрация Кызласского сельсовета разрабатывает Положение об архиве администрации Кызласского сельсовета, подлежит согласованию на предмет его соответствия его примерному положению с учётом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Администрации Кызласского сельсовета.

1.5. Администрация Кызласского сельсовета обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Республики Хакасия, образующихся в  деятельности Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных учреждений. В соответствии с правилами, установленными уполномоченным Федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации Кызласского сельсовета.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Республики Хакасия должностные лица Администрации Кызласского сельсовета несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.6. Функции по ведению архива возлагаются на лицо, ответственное за архив, назначаемое  постановлением главы Кызласского сельсовета.

1.7. В своей работе архив Администрации Кызласского сельсовета руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасия,  настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Администрации Кызласского сельсовета разрабатывается на основании  Примерного положения и утверждается Постановлением Администрации Кызласского сельсовета. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава Администрации  Кызласского сельсовета. Методическую и практическую помощь архиву Администрации сельсовета оказывает муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

2. Состав документов архива Администрации Кызласского сельсовета

2.1. Архив Администрации Кызласского сельсовета  хранит:

        а) документы постоянного и (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных  ей учреждений;

        б) документы постоянного срока хранения и документы по личному составу администраций – предшественников.

2.2. Справочно-поисковые средства к документам, учётные документы архива Администрации Кызласского сельсовета.

3. Задачи архива Администрации Кызласского сельсовета

К задачам архива Администрации Кызласского сельсовета относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 положения об архиве Администрации Кызласского сельсовета;

3.2. Комплектование архива Администрации Кызласского сельсовета документами, образующихся в деятельности Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных учреждений;

3.3. Учёт документов, находящихся на хранении в архиве Администрации Кызласского сельсовета, в подведомственных ей учреждениях;

3.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Республики Хакасия на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых уполномоченным Федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия;

3.5. Использование документов, находящихся в архиве Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных ей учреждениях;

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием  и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных ей учреждениях и своевременной передачей их в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

4.Функции архива Администрации Кызласского сельсовета

Архив Администрации Кызласского сельсовета организует следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе и по личному составу, образовавшихся  в деятельности Администрации Кызласского сельсовета и в подведомственных ей учреждениях;

4.2. Ведёт учёт документов, находящихся на хранении в архиве Администрации Кызласского сельсовета;

4.3. Представляет в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия сведения об объёме и составе хранящихся в архиве Администрации Кызласского сельсовета документов Архивного  фонда Республики Хакасия и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учёта документов Архивного фонда Республики Хакасия;

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации Кызласского сельсовета, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности  администрации и подведомственных учреждений;

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации Кызласского сельсовета описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее- ЭПК) органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями;

д) на утверждение Главе Администрации Кызласского сельсовета описи дел постоянного хранения описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,  акты об утрате, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые  (согласованные) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Республики Хакасия на постоянное хранение в муниципальный архив Администрации Аскизского района Республики Хакасия;

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации Кызласского сельсовета, в подведомственных учреждениях в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Республики Хакасия, а также выявлении документов, не подлежащих хранению;

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов в архиве Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных учреждениях;

4.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов архива организации, подведомственных  ей учреждений;

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

4.12. Ведёт учёт использованных документов архива Администрации Кызласского сельсовета и подведомственных учреждений;

4.13. Участвует в разработке документов организации, подведомственных учреждений по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.14. Оказывает методическую помощь подведомственным учреждениям:

а) по вопросам делопроизводства, при составлении номенклатуры дел, формирования и оформления документов;

б) структурным подразделениям, подведомственным учреждениям организации в подготовке документов к передаче в архив Администрации Кызласского сельсовета.

5. Права архива Администрации Кызласского сельсовета

Архив Администрации Кызласского сельсовета имеет право:

а) представлять Главе Администрации Кызласского сельсовета предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в архиве Администрации;

 б) запрашивать от специалистов  учреждения сведения необходимые для работы архива Администрации;

  в) информировать структурные подразделения и подведомственные учреждения о необходимости передачи документов в архив Администрации Кызласского сельсовета в соответствии с утверждённым графиком.

  г) участвовать в мероприятиях, проводимых муниципальным архивом Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

Согласовано:

Заведующий муниципальным архивом-

главный специалист

___________ ________Т.Ю. Маковкина

______________  ___________2019 год